L’entretien individuel permet au manager de partager avec le collaborateur le bilan du travail mené lors de l’année écoulée et de fixer les objectifs à venir. Souvent vécu comme un temps formel et contraignant, cet échange est pourtant l’occasion d’identifier les difficultés et besoins des collaborateurs, ainsi qu’aligner les équipes sur les objectifs de l’entreprise. L’entretien individuel n’est pas une obligation inscrite dans le Code du Travail, contrairement à l’entretien professionnel. Les entreprises sont donc libres de décider quand et comment aborder la discussion. Certaines conventions collectives peuvent néanmoins rendre l’entretien individuel obligatoire.
Bien mener un entretien individuel ne s’improvise pas ! Suivez le guide.
Étape 1 : Planifier l’entretien annuel d’évaluation et impliquer le collaborateur
Le premier réflexe indispensable, pour impliquer les collaborateurs, est de leur communiquer clairement les objectifs de l’entretien individuel de performance. Le risque de confusion est grand avec l’entretien professionnel, désormais obligatoire tous les deux ans. Le manager doit donc expliciter, dès la convocation à l’entretien individuel, les objectifs de ce dernier. Il est aussi indispensable de permettre au collaborateur d’anticiper ce temps d’échanges et de bien préparer son entretien individuel grâce à des informations précises sur les attendus et le déroulé.
Rappeler les objectifs de l’entretien individuel
Pour rappel, l’entretien d’évaluation permet sur une période écoulée (trimestre, semestre, année) :
- de dresser le bilan de la période écoulée ;
- d’identifier les points de difficultés éprouvés par le collaborateur dans son travail quotidien ;
- de vérifier si les moyens mis à disposition ont été adaptés aux objectifs ;
- de quantifier et qualifier l’atteinte des objectifs fixés ;
- d’identifier les besoins d’adaptation de poste ou de développement des compétences nécessaires ;
- de fixer les objectifs de la période suivante.
Planifier les entretiens individuels à l’avance
Pour que chaque collaborateur puisse préparer son entretien individuel sereinement, le mieux est de planifier une campagne d’entretiens. Quand la campagne est planifiée par le ou la DRH, managers et collaborateurs y trouvent leur compte.
Les collaborateurs connaissent à l’avance la date de leur entretien, et les managers peuvent sacraliser une semaine ou quelques jours pour conduire les entretiens individuels avec leurs équipes.
En l’absence de DRH, chaque manager peut décider de son organisation. Un délai de 15 jours de prévenance est le minimum pour que le collaborateur comme le manager puissent mener son entretien individuel dans les meilleures conditions possibles.
Étape 2 : Préparer l’entretien individuel sur la base d’un bilan partagé de la période écoulée
La seconde étape est celle de la préparation. Côté manager, il est indispensable de se replonger dans le bilan de la période écoulée et dans les fiches de poste pour ne pas découvrir le jour J les missions de son collaborateur !
La préparation, du côté collaborateur, n’est pas à négliger non plus. Une bonne préparation lui permettra d’arriver plus sereinement à l’entretien, mais surtout de l’impliquer et le rendre acteur de son entretien individuel.
Aider le collaborateur à préparer son entretien individuel
Il est possible, par exemple, de fournir au collaborateur une trame d’entretien ou une grille d’auto-évaluation pour l’aider à se positionner au regard de l’objectif et du travail mené. L’employeur peut également lui communiquer les synthèses des années précédentes. Cela lui permettra de préparer son entretien individuel en partant d’une base partagée avec son manager.
Fixer les objectifs individuels en amont de l’entretien, quitte à adapter
Même si l’analyse des performances et des axes d’amélioration est une partie importante de l’entretien, n’oubliez pas que l’enjeu principal est de fixer un nouveau cap pour l’année en cours. Une erreur courante du manager est de se concentrer uniquement sur la première partie du bilan de la période écoulée, soit l’évaluation de la performance du collaborateur. Or, l’entretien individuel est aussi l’occasion d’aligner les objectifs individuels avec les objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Cette partie est chronophage, car elle suppose de décliner ces enjeux en indicateurs de performance individuelle. Anticipez au maximum, quitte à adapter au cours de la discussion avec le collaborateur.
Étape 3 : Faire de l’entretien individuel un moment propice aux échanges
Même si mener un entretien individuel à distance est de plus en plus répandu dans les pratiques managériales, il faut bien admettre que rien ne remplace l’échange en face-à-face. Car ce moment privilégié avec le collaborateur est un temps propice pour détecter des signaux de désengagement ou au contraire des envies d’évolution professionnelle au sein des équipes. Ce n’est donc pas un simple levier de performance, mais aussi un outil au service de l’écoute et de la fidélisation des collaborateurs.
Suivre le déroulé de l’entretien individuel avec un outil digital adapté
Il est indispensable de s’armer d’un outil simple et efficace, comme wanaē. Les avantages d’utiliser un tel outil sont multiples :
- gagnez en efficacité :
la gestion traditionnelle des entretiens sur Word ou Excel est particulièrement chronophage. Avec des outils digitaux, le lancement de campagnes d’entretiens se fait en quelques clics, ainsi que le suivi de l’avancée de ces dernières
- centralisez et analysez l’ensemble de vos données
La centralisation et l’analyse des données est un avantage primordial pour avoir une visio macroscopique de la performance de vos équipes, et identifier rapidement les équipes, personnes en difficulté.
- améliorez l’expérience collaborateur
Les exigences des collaborateurs sont de plus en plus fortes, il est nécessaire d’améliorer l’expérience collaborateur avec des outils simples et intuitifs, pour fidéliser les talents.
Écouter et valoriser le collaborateur
Valorisez les réussites et les compétences des collaborateurs avant de souligner les axes d’amélioration ! Focaliser sur les objectifs non atteints est une erreur à éviter absolument pour conduire un entretien avec efficacité. Cela risque de braquer votre collaborateur. Résultat : il sera très difficile de définir ensuite des axes de travail partagés ou un plan d’action. Au contraire, profitez-en pour valoriser le travail accompli et pour traduire les missions menées en compétences nouvelles. L’échange professionnel permet aussi d’expliciter les problématiques rencontrées dans l’année et d’en tirer des apprentissages.
Traiter les sujets périphériques liés au travail du collaborateur
Animer un entretien d’évaluation peut aussi être l’occasion d’aborder des sujets liés au cadre de travail. Profitez-en pour :
- rappeler au collaborateur son droit à la déconnexion et lui apporter des conseils ;
- vérifier si le télétravail ou le travail en mode hybride est adapté à la situation du collaborateur ;
- écouter les attentes des employés en termes de qualité de vie au travail ;
- prendre en compte des difficultés vécues sur le plan personnel ;
- évoquer les possibilités d’évolutions d’emploi du collaborateur ;
- apporter des éléments de réponses sur le traitement d’une demande d’augmentation de salaire.
Partager les objectifs avec le collaborateur et définir les moyens nécessaires pour les atteindre
La dernière étape est de partager les objectifs individuels avec le collaborateur. L’entreprise peut tout à fait les fixer de manière unilatérale, surtout s’il s’agit de la déclinaison d’objectifs généraux ou collectifs. Le manager doit néanmoins s’assurer que le collaborateur dispose de tous les moyens nécessaires pour réaliser ses missions. Celui-ci doit avoir les compétences, les ressources, les budgets nécessaires à la réussite de ses activités. Un entretien d’évaluation bien mené peut donc déboucher sur un plan d’action, par exemple en termes de formation.
Et surtout, n’oubliez pas de suivre les engagements réciproques pris lors de ce temps d’échange. En tant que manager, les synthèses des entretiens individuels sont une véritable mine d’or pour garder le cap et outiller sa gestion des équipes tout au long de l’année !
